Bộ giáo trình được viết bằng ngôn ngữ Tiếng Việt rất tiện lợi cho người Việt  Nam, giáo trình hướng dẫn chi tiết kèm theo hình ảnh cụ thể rất dễ sử dụng.

Dung lượng: 6MB

Định dạng: *pdf

Số trang: 239 trang

Mời các bại tải tại đây

Read More

Nếu bạn không muốn đau đầu khi phải chèn công thức toán học trong MSExcel thì bạn hãy làm theo hướng dẫn trong bài này, ngoài ra, việc tìm hiểu thêm về Visual Basic và bắt đầu tập viết hàm Macros cho Excel để chèn công thức toán học với cú pháp của LaTeX sẽ làm kỹ năng của bạn được nâng cao.

ExcelEquations là một chương trình macro giúp bạn thực hiện chuyển công thức trong Excel sang dạng trình bày của công thức toán học theo ngôn ngữ LaTeX. Sau khi cài đặt, trong thẻ Add-Ins của Excel sẽ xuất hiện thêm các nút lệnh theo thứ tự gồm: Render Eqn, Boxed Eqn, Delete Eqn, và Delete All Eqn.

(Thanh công cụ MS Excel đã được cài thêm ExcelEquation)

- Render Eqn: Chuyển từ công thức của Excel thành công thức toán học

- Boxed Eqn: Tương tự như Render Eqn nhưng công thức toán học được bao bọc trong một khung.

- Delete Eqn: Dùng để xóa công thức toán học.

- Delete All Eqn: Xóa tất cả các công thức toán học đã được tạo ra trên worksheet.

Ví dụ sử dụng:

Nhập công thức sau trong Excel: =(SIN(x)^2)/(1+COS(x))

Click chuột vào nút lệnh Render Eqn trên thanh công cụ.  Kết quả thu được sẽ là:

Ngoài công thức viết theo cách viết của Excel chương trình còn có thể chuyển đổi từ cú pháp LaTeX sang dạng công thức:

VD: int_3^4 sin(x^2)  Sẽ cho kết quả:

Hướng dẫn cài đặt

Tải chương trình về tại đây: http://www.box.com/s/fnc0p83uy350gk1i2a6e 

Vì đây chỉ là một Add-Ins nên việc cài đặt cũng rất đơn giản. Bạn chỉ cần tải về, click đúp để cài đặt và nếu có xuất hiện hộp thoại Sercurity warning  thông báo về Macros thì nhớ chọn Enable Macros là xong. Tuy nhiên nếu không thấy xuất hiện chương trình trên thanh công cụ thì cần thực hiện thêm thao tác sau:

Với Excel 2003: Chọn Tools, Add-Ins.Hộp thoại Add-Ins xuất hiện. Chọn Browse, Tìm đến nơi mà bạn đã lưu file Add-in vừa tải về ở bước 1, chọn và click OK.

Với Excel 2007, 2010: Chọn File, Options, Add-Ins, Chọn Excel Add-Ins và click Go rồi thực hiện như Excel 2003.

Read More

Trong công việc của bạn đôi khi cũng cần chuyển đổi số thành chữ trong excel. Vntool là công cụ hỗ trợ bạn làm điều đó. Vntool ngoài chức năng đổi số thành chữ (bao gồm cả tiến Việt  và tiếng  Anh) tối đa lên tới 15 chữ số,  còn có chức năng như chuyển đổi font chữ, kiểu chữ.

Trước tiên các bạn tải bộ công cụ tại đây . Sau khi tải về các bạn giải nén (winrar) sẽ có 2 file E2003-vnTools12.exe và E2007-vnTools12.exe. Tùy vào phiên bản các bạn đang dùng mà lựa chọn phiên bản tương ứng để cài đặt.

Sau khi cài đặt xong Vntool sẽ tự động được thêm vào thanh công cụ của excel.

Nếu không thấy các bạn có thể lấy nó ra một cách thủ công băng cách sau:

+ Khởi động Excel 2007.
+ Nhấn chọn Office button – Excel Options – Add-ins
+ Từ hộp : Manage – Excel Add-ins, nhấp vào nút Go
+ Ở hộp thoại  Add-ins, nhấn vào nút Browse. Duyệt tim đến thư mục chữa add-in mà bạn vừa cài vào máy tính. Chọn tập tin  Ufunctions.xlam, sau đó nhấn OK.
+ Bạn phải chắc chắn rằng trên hộp thoại Add-ins cua Excel, đã có NTD’s Tools và dấu kiểm (checkbox) lựa chọn.
+ Nhấn nút OK. Bây giờ add-in đã được cài đặt thành công.

1/ Chuyển đổi số thành chữ:

Khi sử dụng các bạn nhập số hoặc chọn ô có số cần chuyển. Tùy từng mục đích bạn có thể chọn chuyển sang tiếng Anh hay tiếng Việt (Đơn vị tiền tệ USD hay VND)

Trước khi nhấn vào Nút “VND” hoặc “USD” các bạn cần chọn ô chứa kế quả hiển thị trước.

2/ Chuyển đổi font chữ:

Để chuyển đồi font chữ các bạn chọn ô cần chuyển đổi hoặc có thể chuyển đổi toàn bộ tập tin.

Chọn loại bảng mã cần chuyển đổi. và nhấp OK.

3/ Chuyển đổi kiểu chữ:

Ở đây các bạn cũng có thể chuyển đổi kiểu chữ một cách rất đơn giản đó là chọn đoạn text cẩn chuyển đổi và nhấn vào “Chuyển đổi kiểu chữ” tiếp đó các bạn chọn kiểu chữ cần chuyển đổi. tiền ích có các kiểu chữ cho các bạn lựa chọn

Vậy là xong. Chúc các bạn thành công

Read More

Lệnh Paste Special xuất hiện ở hầu hết các ứng dụng văn phòng, nhưng có lẽ người dùng Excel vẫn được hưởng lợi từ lệnh này nhiều nhất. Sử dụng tính năng cơ bản này – cũng như các lựa chọn Paste khác – người dùng có thể thực hiện một số tác vụ thông thường cùng một số vấn đề phức tạp hơn. Những thủ thuật này rất dễ thực hiện và chắc chắn bạn sẽ sử dụng chúng nhiều hơn trước đây một khi đã biết tới chúng.

Trong Excel 2007 và 2010, Paste nằm trong nhóm Clipboard ở thẻ Home. Trong Excel 2003, Paste Special trong menu Edit. Đối với những ai hay dùng phím tắt, chúng tôi có một bảng ở cuối bài, bao gồm những phím tắt để thực hiện hành động phổ biến.

1: Copy chiều rộng của cột

Khi copy dữ liệu sang một cột mới, độ dài của cột sẽ không tự động điều chỉnh sao cho phù hợp với giá trị mới. Chỉ với một cú kích thêm, bạn có thể copy chiều rộng gốc của cột tới cột mục tiêu:

a. Chọn dữ liệu cần copy và nhấn [Ctrl] + C để copy giá trị đã chọn tới Clipboard.

b. Chọn một ô trong cột mục tiêu.

c. Ở thẻ Home, kích vào lựa chọn Paste trong nhóm Clipboard và chọn Keep Source Column Widths. Lựa chọn này sẽ yêu cầu thêm một bước nữa khi bạn sử dụng Excel 2007: Chọn Paste Special từ menuPaste dạng drop-down. Tiếp đến, kích vào lựa chọn Column Widths trong mục Paste và kích OK.

Excel sẽ copy dữ liệu và chiều rộng gốc của cột vào ô mục tiêu.

2: Thực hiện các phép tính

Người dùng có thể sử dụng Paste Special để cộng, trừ, nhân và chia. Chỉ cần điền số rồi nhấn [Ctrl] + C. Sau đó, chọn giá trị bạn muốn thay đổi bằng số vừa mới điền và kích Paste Special trong nhóm Clipboard. Ở cửa sổ kết quả, kích vào phép tính phù hợp rồi nhấn OK. Excel sẽ thực hiện hành động tương ứng bằng cách sử dụng giá trị bạn mới copy vào Clipboard.

Người dùng cũng có thể thực hiện các phép tính với nhiều giá trị. Sử dụng quá trình tương tự như bên trên, nhưng copy một dãy các giá trị thay vì chỉ copy một như bên trên. Excel sẽ không để ý tới kích thước nếu không đủ, nó chỉ thực hiện các phép tính lần lượt theo thứ tự các giá trị đã copy.

3: Hoán đổi dữ liệu

Excel cung cấp cho người dùng tính năng hoán đổi, nhưng đôi khi Paste Special lại là cách nhanh hơn khi thực hiện việc này. Chọn dữ liệu ngồn và thực hiện theo các hành động sau:

a. Nhấn [Ctrl] + C để copy dữ liệu vào Clipboard.

b. Chọn ô trên cùng bên trái của dòng mục tiêu.

c. Kích vào thẻ Home (nếu cần) và chọn Transpose từ menu Paste dạng drop-down.

Đó chính là những gì người dùng cần làm. Từ giờ, bạn có thể copy một cột dữ liệu tới một hàng và ngược lại.

4: Thay thế công thức bằng kết quả đã tính toán

Thi thoảng, người dùng có thể muốn thay thế công thức với giá trị thực tế của nó. Ví dụ, bạn muốn thay thế một dãy hàm RAND() với giá trị của nó thay vì cho phép công thức này tự tính toán. Đây là một tác vụ thông dụng đối với Paste Special. Để copy công thức với giá trị của chúng, thực hiện theo những hành động sau:

a. Chọn một dãy các công thức rồi nhấn [Ctrl] + C.

b. Trong nhóm Clipboard, kích vào menu Paste dạng drop-down.

c. Chọn Values.

Thực hiện như vậy để thay thế các công thức với giá trị thực của chúng. Trước khi sử dụng phương pháp này, có thể bạn muốn sao lưu công việc của mình để đề phòng.

Thủ thuật sử dụng chuột để thực hiện tác vụ:

a. Chọn dãy.

b. Phải chuột vào đường biên và kéo dãy đó tới cột (hoặc hàng) bên cạnh.

c. Kéo dãy đã chọn quay trở lại nguồn. Điều này sẽ bắt Excel hiển thị menu phím tắt, mà không cần chuyển các giá trị đã chọn.

d. Chọn Copy Here As Values Only.

5: Copy định dạng

Hầu hết chúng ta sử dụng Format Painter để copy định dạng từ ô này sang ổ khác hoặc sang một hàng nào đó. Tuy nhiên, khi sử dụng Format Painter có đôi chút bất tiện với toàn bộ cột hoặc dòng. Dưới dây là cách sử dụng Paste Special để thay thế:

a. Chọn ô có chứa định dạng bạn muốn copy và nhấn [Ctrl] + C.

b. Kích vào bên trong cột hoặc dòng bạn muốn định dạng. (Nhấn [Ctrl] + Spacebar để lựa chọn toàn bột cột hoặc [Shift] + Spacebar để chọn toàn bộ hàng).

c. Với cột hoặc hàng đã chọn, chọn Formatting từ menu Paste dạng drop-down trong nhóm Clipboard. Excel 2007 yêu cầu thêm một bước phụ nữa: Chọn Paste Special từ menu Paste dạng drop-down, kíchFormats trong mục Paste và kích OK.

6: Copy định dạng biểu đồ

Người dùng có thể phải mất nhiều công sức để định dạng cho biểu đồ sao cho thật đẹp và sau đó lại phải thực hiện lại tất cả công việc tương tự với loại dữ liệu khác. Trong trường hợp này, đừng nên tái định dạng lại biểu đồ mới mà hãy sử dụng Paste Special. Giả thuyết này cũng tương tự như cách số 5, nhưng các bước thực hiện có đôi chút khác biệt:

a. Chọn biểu đồ với định dạng bạn muốn copy và nhấn [Ctrl] + C.

b. Chọn biểu đồ bạn muốn định dạng rồi chọn Paste Special từ menu Paste dạng drop-down. Excel sẽ hiển thị hộp thoại Paste Special, với 3 lựa chọn.

c. Chọn Formats và kích OK.

Excel phản ứng khác biệt khi copy định dạng biểu đồ, nhưng nó có thể dễ dàng hoàn thành tác vụ.

7: Bỏ qua một loạt các ô có giá trị trống

Sử dụng lựa chọn Skip Blanks, bạn có thể thay thế giá trị hiện tại trong khi vẫn bỏ qua những ô không có giá trị trong dữ liệu gốc. Nói theo cách khác, nếu có một ô trống trong dữ liệu gốc và một giá trị trong dãy cần paste tương ứng, lựa chọn này không thay thế giá trị hiện tại bằng ô trống. Bạn có thể sử dụng nó với tất cả các lựa chọn khác:

a. Chọn dãy dữ liệu gốc và nhấn [Ctrl] + C.

b. Chọn ô trên cùng bên trái ở dãy mục đích.

c. Từ menu Paste dạng drop-down rồi chọn Paste Special.

d. Tích vào lựa chọn Skip Blanks và kích vào OK.

Excel sẽ không ghi đè giá trị hiện tại bằng ô trống.

8: Copy Data Validation

Sau khi bỏ thời gian ra để thiết lập rule hoặc danh sách Data Validation để cải thiện nhập dữ liệu, có thể bạn sẽ muốn áp dụng rule tương tự đối với ô hoặc dãy khác. Tin tốt là bạn không phải thực hiện lại toàn bộ các bước bên trên. Sử dụng Paste Special, bạn chỉ việc copy lại là được:

1. Chọn ô có chứa rule Data Validation và nhấn [Ctrl] + C.

2. Chọn ô mục tiêu cần paste.

3. Từ menu Paste dạng drop-down, chọn Paste Special.

4. Kích vào lựa chọn Validation rồi kích vào OK.

Thiết lập Data Validation có thể gây nhàm chán và tốn thời gian; Paste Special là cách dễ dàng hơn nhiều!

9: Xóa văn bản trên Web

Khi copy văn bản từ Web, bạn có thể gặp rắc rối bởi Excel vẫn giữ nguyên định dạng gốc. Nhìn chung, đây không phải là điều bạn muốn. Nếu bạn đã kích hoạt tính năng Excel’s Show Paste Options (có trong bảngAdvanced của hộp thoại Excel Options), bạn sẽ thấy icon Clipboard ngay lập tức sau khi dán đoạn văn bản vào trong bảng tính. Người dùng có thể chọn Match Destination Formatting từ menu Clipboard dạng drop-down để loại bỏ những định dạng không cần thiết.

Nếu đang sử dụng Excel 2010, chắc hẳn bạn sẽ thấy thích khi sử dụng giải pháp Paste Special này:

a. Copy đoạn văn bản từ trên Web.

b. Trong Excel, kích vào nơi bạn muốn insert đoạn văn bản.

c. Chọn Paste từ menu dạng drop-down và chọn Match Destination Formatting.

Sử dụng lựa chọn này để copy dữ liệu ngoài, không chỉ văn bản Web vào Excel.

10: Paste quy chiếu

Người dùng có thể quy chiếu một ô bằng cách dẫn địa chỉ một ô với dấu bằng. Ví dụ, điền =A1 để quay trở lại nội dung của ô A1. Thông thường, chúng ta sử dụng những quy chiếu này ở những biểu thức và công thức lớn hơn. Thi thoảng, chúng ta vẫn quy chiếu một ô với chính nó. Paste Link có thể giúp khi quy chiếu nhiều ô:

a. Chọn dãy cần quy chiếu rồi nhấn [Ctrl] + C.

b. Chọn ô mục tiêu rồi nhấn Paste Link từ menu Paste dạng drop-down.

Sử dụng Paste Link nhanh hơn so với việc quy chiếu thủ công.

Phím tắt cho những hành động Paste.

Read More

Hiển thị đối số của các hàm
Để xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl- Shift- A.
Ví dụ, nếu bạn gõ =RATE và nhấn Ctrl- Shift -A, bạn có thể nhìn thấy tất cả các đối số cho hàm này (ví dụ =RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess)).

Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn, gõ theo: =RATE

Và nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard.

Tham chiếu các hàm
Để tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, bạn hãy giữ phím Shift-F3, Excel sẽ đưa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các cú pháp cụ thể cho từng hàm khi bạn di chuyển con trỏ điểm sáng đến hàm muốn tham chiếu. Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà không cần gõ toàn bộ cú pháp.

Dùng F9 để tính tạm thời

Nếu bạn tạo một bản tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay kết quả, bạn có thể kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong thanh công thức, và ấn phím F9. Lập tức, kết quả của một công thức con trong dãy công thức của bạn sẽ hiện trên màn hình. Quan trọng hơn, là bạn không được ấn Enter, một phần của công thức đó sẽ bị mất, nên để chắc chắn bạn phải ấn phím ESC. Tuy nhiên nếu bạn nhỡ ấn Enter, thì hãy thử ấn tổ hợp phím Ctrl- Z để phục hồi lại các thay đổi.

Liên kết text box tới dữ liệu trong ô

Bạn có thể liên kết một text box tới dữ liệu trong một ô của bản tính bằng cách tạo ra một text box và liên kết công thức trả lại kết quả của ô đó tới text box.

1. Nhắp vào biểu tượng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing. Nhắp vào bảng tính và kéo con trỏ để tạo một text box.

2. Đưa con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho kết quả tới ô cần liên kết vào text box. (Ví du: trong ô A1 bạn có số liệu là 2. Trên thanh công thức, ban gõ =A1). Và ấn Enter.

3. Text hay số liệu bạn gõ trong ô đã liên kết (ví dụ A1) sẽ xuất hiện trong text box. Trong ví dụ trên thì text box sẽ có giá trị ở trong là 2.

Bạn có thể di chuyển text box tới một vài bản tính khác trong tập bảng tính nếu bạn muốn.

Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô
Bạn có thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một bản tính. Đây cũng là một cách tinh xảo để dễ dàng nhìn thấy ô nào đó tại một vài nơi trong bảng tính của bạn. Bạn có thể sử dụng phương pháp này để in các ô trong một trang. Khi các ô liên kết thay đổi thì các định dạng này cũng được áp dụng cho các ô được liên kết. Để tạo một hình ảnh được liên kết, bạn theo các bước:

1. Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc.

2. Nhắp vào Copy trên menu Edit.

3. Chọn ô mà bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện.

4. Trong khi giữ phím Shift, nhắp vào Paste Picture Link trên menu Edit. Kết quả sẽ cho nhanh chóng.

Sử dụng Advanced Filter

Nếu bạn tạo một danh sách Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn tại dữ liệu đó và copy chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng lênh Advanced Filter. Để bắt đầu sử dụng lệnh này, nhắp vào Filter trong menu Dat, nhắp vào Advanced Filter và làm theo các chỉ dẫn.

Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệAdvanced Filter

Giả sử bạn tạo một danh sách dữ liệu trong ô từ A1 đến A10 và muốn tính tổng tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Để làm được việc này, sử dụng theo dòng công thức dưới đây:

=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, A1:A10,0),0))

Để chắc chắn bạn nhập công thức như là một dãy, bạn hãy ấn Ctrl- Shift- Enter. Sau đó bạn sẽ nhìn thấy dấu ngoặc {} trong công thức. Nhưng không được ấn Enter khi đang gõ công thức.

Sử dụng hàm Sum+ If để đếm dữ liệu

Bạn đã có một danh sách dữ liệu trong các ô A1: A10, và muốn đếm tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Bạn sử dụng công thức sau:

=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, 1,0),0))

Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau

Bằng cách nhắp đúp chuột vào góc phải dưới của một ô để làm xuất hiện con trỏ hình dấu cộng sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột. Ví dụ, nếu bạn gõ dữ liệu trong các ô A1: A20, gõ một công thức hay text vào trong ô B1. Nhắp hai lần chuột vào góc dưới của ô B1. Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phía dưới cột từ ô B1 tới ô B20.

Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc

Để sắp xếp một danh sách đã được lọc, chọn Data Sort, và chọn cột thích hợp từ hộp điều khiển Sort by. Đặc biệt bạn cần lưu ý là sắp xếp theo thứ tự tăng dần (Ascending) và giảm dần (Descending) và nhắp vào OK.

Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành

Nếu bạn sử dụng AutoFilter để lọc các bản ghi, bạn đã kết thúc việc hiển thị các record đó, nhưng sau đó bạn lại muốn xem lại tất cả các bản ghi của bạn một lần nữa. Để nhận được các bản ghi đó, đơn giản bạn chọn All từ danh sách thả xuống của bộ lọc hiện tại. Nếu bạn muốn tắt chức năng AutoFilter, chọn Data Filter và xoá chọn trong AutoFilter.

Làm vừa dữ liệu trong một trang

Excel đã rất “cố gắng” để đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang, nhưng bạn có thể giảm bớt hay làm tăng thêm cho các dữ liệu bảng tính của bạn bằng cách thay đổi lựa chọn Adjust To % Normal Size. Hay bạn có thể sử dụng lựa chọn Fit To Pages để nén dữ liệu cho đầy số trang riêng biệt. Đơn giản, bạn chọn File Page Setup và thử nghiệm với hai lựa chọn đó bằng cách thay đổi các thiết đặt của chúng. Cuối cùng, nhắp vào nút Print Preview để xem kết quả.

Hiển thị các ô hay dùng

Để tìm ra bất cứ ô nào mà bạn hay dùng, chọn Auditing từ menu Tools và chọn Show Auditing Toolbar. Nhắp vào một ô cùng với một công thức, khi đó chọn Trace Precedents (nút đầu tiên trên thanh công cụ Auditing), và đưa mũi tên tới các ô mà bạn đã sử dụng để tính toán các giá trị của riêng ô đó, lúc này hình mũi tên màu xanh sẽ xuất hiện có liên kết từ các ô dữ liệu tới ô kết quả. Để xoá các mũi tên, nhắp vào nút Remove All Arrows.

Tìm nhanh các ô có chứa công thức

Để tìm ra nơi các ô chứa công thức một cách nhanh chóng trong bảng tính, chọn Go To từ menu Edit. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special Formulas, và nhắp vào OK. Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức sẽ được lựa chọn.

Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức.

Bổ sung Shift nền web vào bảng tính

Để bổ sung dữ liệu “sống” từ các bảng tính nền web tới bảng tính hiện tại của bạn: mở bảng tính Web, gõ URL vào trong hộp thoại File Open sau đó chọn và copy các ô bạn muốn. Trong bảng tính của ban, chọn Paste Special từ menu Edit và nhắp vào nút Paste Link.

Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức

Để sử dụng các tham chiếu ô cùng với nhăn text trong một công thức, bạn chỉ việc gõ một ký hiệu (&) ở giữa tham chiếu và text. Ví dụ, để hiển thị dòng dữ liệu là “25 Departments”, gõ (=A1 & “Departments”), trong đó A1 chứa số 25.

Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút?

Bạn muốn chạy macro hay hàm chỉ bằng một thao tác nhắp vào một nút? Bằng cách gán một hàm hay một macro tới một nút tuỳ biến bạn có thể thực hiện rất nhanh chóng mà không phải chọn Tools-Macro. Để ấn định một macro tới một nút, chọn View- Toolbars- Customize. Nhắp vào tab Commands và chọn Macros trong điều khiển Categories. Kéo Button trong Commands tới một thanh công cụ. Khi bạn đã bổ sung xong nút macro, nhắp vào nút có biểu tượng hình mặt cười màu vàng và nhắp vào nút Modify Selection trong hộp thoại Customize. Chọn Assign Macro từ menu shortcut mới xuất hiện. Cuối cùng, để đồng nhất macro bạn muốn tới gắn vào nút macro, nhắp vào OK, và nhắp vào Close.

Hiển thị công thức một cách an toàn

Bạn nhớ phải luôn luôn ghi bảng tính trước khi chuyển tới công thức hiển thị bằng cách ấn Ctrl – ~. Khi bạn quay lại bảng tính sau khi hiển thị các công thức, bạn có thể tìm thấy một vài định dạng khác nhau. Ví dụ, Excel có thể đã thay đổi độ rộng cột cùng một vài cột khác của bạn. Nếu điều này xảy ra, đơn giản mở lại bảng tính để quay lại định dạng đã mất. Phương pháp khác là chuyển bảng tính theo cách ở trên và tắt bằng cách vào menu ToolsOptions chọn Views và đánh dấu chọn vào ô Formulas. Nhắp và OK để kết thúc.

Sắp xếp các ký tự in hoa và in thường

Excel không quan tâm đến trường hợp các ký tự chữ cái khi sắp xếp, trừ khi bạn thông báo tới nó. Nếu bạn muốn phân biệt giữa chữ in hoa và in thường trong quá trình sắp xếp, chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp, chọn DataSort. Nhắp vào Options trong hộp thoại Sort và chọn lựa chọn Case Sensitive. Nhắp vào OK hai lần. Bạn sẽ phải nhớ để chọn lựa chọn này mỗi lần vì Excel sẽ không giữ lại thiết đặt này.

Chuyển đổi các nhãn tới các số

Text dạng số là một kiểu dữ liệu hợp lệ. Ví dụ một số phone không hoàn toàn là một số. Khi lưu trữ kiểu dữ liệu này, bạn có thể thêm vào dữ liệu nhập vào bằng ký tự (‘). Tuy nhiên, thỉnh thoảng các giá trị số được nhập vào được nhập như là text số và điều này có thể xảy ra rắc rối. May thay, có thể dễ dàng chuyển đổi text số tới dạng số. Bạn theo các bước sau: chọn các ô dữ liệu bạn muốn chuyển đổi. Chọn Data Text To Column. Nhắp vào Next hai lần. Chọn General format và nhắp vào Finish. Excel sẽ chuyển đổi text số thành dữ liệu số.

Read More

Trong Microsoft Excel, bạn có thể hiển thị một dòng với màu sắc xác định dựa vào các điều kiện để bảng tính dễ theo dõi hơn. Bài viết sẽ hướng dẫn các bạn thực hiện việc này với chức năng Conditional Formatting.

Hướng dẫn

• 1
  Đầu tiên bạng tạo một bảng tính với dữ liệu có thể là text hoặc số, công thức.
  

  

  
  
• 2
  Dùng các công cụ để định dạng bảng tính như tô đậm tiêu đề, tạo đường viền.
  

  

  
  
• 3
  Chọn ô cần định dạng sau đó chọn Conditional Formatting ở tab Home sau đó chọn Manage Rules.
  

  

  
  
• 4
  Click chọn New Rule.
  

  

  
  
• 6
  Lựa chọn tùy chọn cuối cùng – Use a formula to determine which cells to format. Tùy chọn này cho phép bạn linh hoạt để định dạng một ô trong bảng tính theo một công thức cụ thể.

  Tiếp theo bạn cần nhập công thức. Trong trường hợp ví dụ này, ta dùng công thức =$G15=”Yes”.

  =$G15 là địa chỉ của ô trong đó G là cột Really? mà ta sử dụng cho điều kiện, 15 là dòng hiện tại. Dấu $ phía trước G để Excel hiểu ta chi rõ một cột cố định. Nếu không dùng dấu này khi bạn dùng công thức cho ô tiếp theo Excel sẽ hiểu là H15. Trong trường hợp này ta cố định cột và linh động cho dòng.

  =”Yes” là điều kiện cần thỏa mãn để định dạng cho ô.
  

  

  
  
• 7
  Tiếp theo, bạn cần thiết lập định dạng. Click vào nút Format, chọn màu sắc và các thông số khác theo ý bạn.
  

  

  
  
• 8
  Click OK và bạn có thể xem trước định dạng của ô.
  

  

  
  
• 9
  Click OK để quay lại hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager sau đó click Apply. Nếu ô bạn chọn thay đổi định dạng nghĩa là công thức bạn nhập chính xác, nếu không bạn cần kiểm tra lại.
  

  

  
  

  
  
• 10
  Tiếp theo bạn cần áp dụng định dạng đó cho cả bảng tính. Click vào ô bạn chọn và kéo chuột để chọn vùng bạn cần thiết lập định dạng.
  

  

  
  
• 11
  Click vào nút mũi tên màu đỏ bên phải ô địa chỉ, hộp thoại Conditional Formatting Rules Manager sẽ hiện ra. Click Apply.
  

  

  
  
• 12
  Các dòng trong bảng tính sẽ được hiển thị định dạng khác nhau tùy theo điều kiện.
  

  

  
  

Read More

Excel là ứng dụng văn phòng nằm trong bộ phần mềm MS Office của Microsoft, Excel được sử dụng khá phổ biến trong công tác kế toán cũng như thống kê. Nếu bạn là người thường xuyên sử dụng Excel thì chắc hẳn sẽ gặp tình trạng lặp đi lặp lại thao tác cập nhật nếu số liệu thay đổi hoặc bất cập trong quá trình sử dụng.

Sau đây xin giới thiệu đến bạn đọc hai thủ thuật Excel dành cho nhưng ai thường xuyên làm việc với biểu đồ và danh sách dài.

Tạo biểu đồ động

Khi bạn thực hiện tạo biểu đồng cho một dãy số liệu thì mỗi khi bạn thay đổi các thông số trong dãy số liệu này thì lập tức biểu đồ sẽ tự động điều chỉnh để phù hợp với số liệu tại vùng dữ liệu đã chọn. Tuy nhiên trong trường hợp bạn thêm mới hoặc giảm bớt vùng dữ liệu thì biểu đồ sẽ không tự động điều chỉnh mà thay vào đó bạn phải thực hiện lại thao tác tạo biểu đồ trên vùng dữ liệu mới.

Trong Excel 2007 và Excel 2010 bạn có thể dễ dàng thiết lập đề biểu đồ tự động điều chỉnh. Cách làm như sau:

Tại trang bảng tính hiện hành, bạn tiến hành quét khối vùng dữ liệu định tạo biểu đồ.

Chọn thẻ Insert trên thanh menu, tiếp theo chọn biểu tượng Table trong nhóm lệnh đầu tiên.

Một cửa sổ nhỏ hiện ra chứa thông tin về vùng dữ liệu bạn đã chọn, Bấm OK để lưu thiết lập này lại.

Tiếp theo cũng trên thẻ Insert, lựa chọn kiểu biểu đồ cần hiển thị trong nhóm công cụ Chart.

Ban đầu, Excel sẽ tạo ra biểu đồ dựa trên số liệu của vùng dữ liệu đã chọn ban đầu.

Tuy nhiên, nếu bạn thêm một hàng mới liền kề vùng dữ liệu bạn đầu thì lập tức biểu đồ cũng sẽ tự động điều chỉnh để thêm các số liệu bạn vừa thêm vào.

Tô màu xen kẽ các dòng trong bảng tính số lượng lớn

Trong quá trình sử dụng Excel để thống kê số liệu theo dạng danh sách, ắc hẳn đa số người dùng sẽ chọn phương pháp tô màu cho các dòng xen kẻ nhau để thuận tiện trong việc tra cứu, đặc biệt là đối với các bảng tính cần phải in ra giấy. Tuy nhiên nếu bảng tính này không phải do người dùng tạo ra mà nó được xuất ra từ một ứng dụng nào đó, bạn không thể thao tác tô màu cho các dòng với số lượng lớn.

May thay trong Excel 2010 có sẵn tùy chọn để bạn làm việc này hết sức nhanh chóng và đơn giản. Cách làm như sau:

Đầu tiên, trên bảng tính cần thiết lập chế độ tô màu xen kẻ các hàng tiến hành quét khối vùng cần tô màu. Sau đó, trên thẻ Home chọn Styles / Conditional Formatting / New Rule…

Trong cửa sổ New Formatting Rule, tại trường Select a Rule Tyle bạn chọn dòng Use a Formula to Determine Which Cells to Format. Tiếp theo, tại ô nhập công thức bên dưới bạn nhập vào công thức=MOD(ROW()/2,1)>0

Cũng tại cửa sổ New Formatting Rule, bạn nhấn vào nút Format… bên dưới ô công thức rồi chuyển sang thẻ Fill để tiến hành lựa chọn màu cho các ô sẽ được tô.

Sau khi nhập xong công thức và lựa chọn màu, bạn nhấn OK để thực thi lệnh.

Ngay lập tức, kết quả sẽ được hiển thị ngay trong bảng tính với các ô được tô màu xen kẽ với nhau.

Với hai thủ thuật nhỏ trên hi vọng sẽ phần nào giúp bạn đọc có thể nắm bắt và sử dụng Excel hiệu quả hơn trong công việc hằng ngày của mình.

Read More

Zero là dữ liệu hoàn toàn hợp lệ và không ảnh hưởng gì đến việc nhập số liệu, đây là những giá trị thường xuất hiện khi bạn lập công thức tính toán nhưng bỏ trống giá trị ở các ô thành phần. Vì nhiều lý do khác nhau mà không phải lúc nào bạn cũng muốn hiển thị chúng trong một bảng tính excel của mình Khi bạn gặp phải trường hợp này, sẽ có ít nhất 3 cách thực hiện để vô hiệu hóa các giá trị Zero không mong muốn:

1. Cài đặt bảng tính:

Đây là cách đơn giản nhất để ẩn tất cả các giá trị Zere trong bảng số liệu của bạn, đặc biệt là thiết lập này sẽ áp dụng cho toàn bộ bảng tính (Sheet).

Với MS Excel 2007, bạn nhấn vào nút Office Button (góc trên bên trái cửa sổ) và nhấn tiếp nút Excel Options phía dưới, tại cửa sổ hiện ra chọn mục Advanced từ Panel bên trái, sau đó bỏ dấu kiểm trước dòng chữ Show A Zero In Cells That Have Zere Vulue hiển thị trong phần danh mục Display options for this worksheet tại khung bên phái tương ứng. Sau cùng nhấn OK

  Với MS Excel 2003/XP, từ danh mục Tools bạn hãy chọn Options, duyệt thẻ View và cũng bỏ dấu kiểm truớc dòng chữ Zero Values nằm trong khung Window Options. Nhấn OK.

  2. Định dạng kiểu số:

Thiết lập này sẽ giúp bạn ẩn các giá trị Zero cụ thể trong một vùng số liệu nào đó chứ không phải là tất cả bảng tính bằng cách sử dụng một kiểu số đặc biệt (numeric) thay vì kiểu Number.

  Trước hết bạn hãy dùng chuột bôi đen vùng bất kỳ trong bảng tính cần ẩn Zero, nhấn chuột phải và chọn Format Cells, tại thẻ Number trong cửa sổ hiện ra bạn chọn mục Custom dưới khung Category. Trong ô Type, hãy nhập giá trị 0;-0;;@ và sau cùng nhấn OK để hoàn tất.

  3. Định dạng điều kiện:

 Ngoài cách sử dụng kiểu Numeric và cài đặt bảng tính đối với ô số liệu dạng công thức, trong trường hợp ngoại lệ khác bạn còn có thể sử dụng một định dạng điều kiện như sau:

 Cũng bôi đen các ô số liệu chứa giá trị Zero, nhấn vào tùy chọn Conditional Formatting trong nhóm Styles và chọn tiếp mục New Rule. (với Excel 2003/XP, bạn chọn lệnh Conditional Formatting từ danh mục Format).

Dưới khung Select a Rule Type, nhấn vào dòng chữ Format Only Cells That Contain (Với Excel 2003/XP bỏ qua bước này). Tại ô xổ xuống thứ nhất, bạn chọn Cell Value, ô xổ xuống thứ 2 chọn Equal To, nhập giá trị 0 vào ô trống nằm kế tiếp. Tiếp theo, nhấn nút Format để chọn màu trắng cho phù hợp với màu nền của bảng tính. Sau cùng nhấn OK 2 lần để hoàn tất.

Read More